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Transformer vos achats et renforcer votre relation fournisseur
Une meilleure gestion des relations fournisseurs permet aux entreprises de décupler leurs forces en termes d’innovation, de génération de nouvelles opportunités et de mise en place de nouveaux modèles économiques.
Les achats comme levier de création de valeur
Les directions achats sont sous les projecteurs de la direction générale pour adresser toujours plus de périmètres. Les ambitions sont nombreuses et ambitieuses, les exigences toujours plus fortes (local, durable, efficacité économique…) et les moyens de la Direction Achats sont, au mieux, constants dans un contexte toujours plus incertain…
De nombreux gisements d’économies sont encore à activer dans les entreprises. L’objectif des Directions Achats n’est plus simplement d’être la fonction achat la plus performante, mais de rendre l’ensemble de l’entreprise performante à l’achat tout en exerçant un rôle incontournable dans les transformations de l’entreprise à l’interne comme à l’externe.
Performance achat et relation fournisseur : notre accompagnement
Cabinet de conseil spécialiste des achats, By.O Group vous accompagne dans vos projets de performance achat et de relation fournisseur :
- Construction de la feuille de route, organisation, dimensionnement et mesure de la performance achat
- Création et déploiement des stratégies achat par catégorie
- Construction et animation de formations achat (taux de satisfaction des acheteurs formés par By.O Group en 2022 : 82.97 %)
- Conduite de projets opérationnels portant sur des achats production, indirects, Capex, ou services…
- Définition du schéma directeur SI achat, sélection d’éditeurs et déploiement d’outils
- Management de la relation fournisseurs et de leur filière, développement de ma collaboration et de partenariats stratégiques
- Mise en œuvre de projets d’open innovation et de co-développement
Relation fournisseur : supplier relationship management (SRM)
La relation fournisseur, aussi appelée supplier relationship management (SRM), est l’ensemble des interactions et échanges entre un client, entreprise ou organisation publique de tout secteur, et ses fournisseurs. Elle est essentielle pour assurer la disponibilité des matières premières, des produits ou des services nécessaires à l’activité de l’entreprise. C’est un enjeu crucial dans la réussite d’une entreprise, qui permet de renforcer la compétitivité de l’entreprise sur le marché.
Le SRM englobe un large éventail de tâches, telles que l’évaluation de la performance des fournisseurs, la négociation de contrats, la gestion des relations de collaboration, la planification de la demande et la gestion des risques. Il s’appuie sur des outils et technologies spécifiques pour faciliter la communication et la collaboration entre les différents acteurs impliqués.
Ces dernières années, les fonctions achats ont concentré leurs efforts de transformation et leur énergie sur leur transformation interne. Aujourd’hui, il est désormais crucial de développer un écosystème externe plus large.
Quels sont les enjeux de la relation fournisseurs ?
Enjeux business et financiers
La relation fournisseur est un enjeu stratégique pour l’entreprise, car elle peut influencer la qualité et la disponibilité des matières premières ou des produits finis.
Pour une petite entreprise ou un indépendant, les enjeux principaux sont le retard de paiement, la gestion de la trésorerie, ou la dématérialisation de la facturation. Mais pour un grand groupe, la gestion de cette relation peut avoir un impact significatif sur la stratégie et les finances de l’entreprise.
Les fournisseurs peuvent fournir des avantages concurrentiels en offrant des produits innovants ou en octroyant des exclusivités. En outre, les partenariats peuvent aider à renforcer la collaboration et les relations avec les clients grâce à une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Enjeux opérationnels
La relation fournisseur peut également avoir un impact significatif sur les opérations d’une entreprise. Les fournisseurs sont la source critique des matières premières ou des composants pour permettre la production.
Une rupture de la chaîne d’approvisionnement due à un sous-traitant défaillant peut entraîner des retards de production, des pertes de ventes et des coûts de remplacement élevés, ou la perte pure et simple d’un contrat important. Il est donc capital de maintenir une communication étroite pour s’assurer que les délais et les attentes soient alignés.
Enjeux environnementaux et sociétaux (RSE)
La relation doit également tenir compte des aspects de responsabilité sociale des entreprises (RSE). Ceux-ci doivent être en mesure de respecter les normes de sécurité, de qualité et de durabilité dans leur chaîne d’approvisionnement.
Une entreprise responsable est aussi un client qui fait appel à des entreprises elles-mêmes responsables. En tant que tel, il est important de sélectionner des fournisseurs qui ont des pratiques responsables et durables, en harmonie avec les valeurs de l’entreprise.
A noter que les fournisseurs représentent la majeure partie du bilan carbone d’une entreprise (75 % en moyenne). Il est donc indispensable d’impliquer ses fournisseurs dans une démarche de durabilité pour atteindre ses objectifs de réduction carbone. Ces critères peuvent d’ailleurs être directement intégrés dans le contrat.
Enjeux légaux
Les contrats entre les entreprises et leurs fournisseurs doivent être clairs et précis pour éviter tout litige ou désaccord. Il est important de prendre en compte les obligations légales et réglementaires pour assurer la conformité de tous les partenaires.
La relation est également soumise à des aspects contractuels et légaux. Le contrat peut aider à formaliser les accords entre les deux parties et à clarifier les attentes et les obligations. Les enjeux juridiques tels que les clauses de non-responsabilité, les clauses de confidentialité et les limitations de responsabilité doivent être pris en compte dans toute relation avec un sous-traitant.
Facteurs de risques à identifier
Dans toute relation fournisseur, il est important d’identifier les facteurs de risque potentiels qui pourraient compromettre la réussite de la relation. Bien plus qu’un simple problème concernant une facture, cela peut inclure des risques financiers, juridiques, de sécurité, de qualité et de durabilité. Il est important de surveiller ces risques et de mettre en place des mesures de mitigation appropriées pour s’assurer que les partenariats sont solides et durables.
Communication transparente et confiance mutuelle
Désormais, les entreprises ont de plus en plus besoin de faire confiance à leurs fournisseurs pour soutenir leur capacité de croissance tout en minimisant leur exposition aux risques
La confiance mutuelle est essentielle. Il est important que les deux parties respectent leurs engagements et travaillent ensemble pour trouver des solutions en cas de problèmes. Les entreprises doivent honorer leurs contrats et payer leurs factures à temps. Les fournisseurs doivent respecter les délais de livraison et garantir la qualité de leurs produits.
Se concentrer sur les fournisseurs clés
- Les fournisseurs clés : des partenaires privilégiés
- Identifier ses fournisseurs clés
Les fournisseurs clés : des partenaires privilégiés
Lorsqu’une entreprise travaille avec de nombreux fournisseurs, il est important de se concentrer sur ceux qui sont les plus importants pour elle, c’est-à-dire qui ont la plus forte contribution au business. Sans eux, l’entreprise se trouverait en difficulté pour poursuivre son activité dans les mêmes conditions et conserver le même niveau de service.
Ces fournisseurs-clés sont ceux qui fournissent des produits ou services essentiels, ceux qui ont le plus grand impact sur la qualité, la rentabilité et la satisfaction des clients, ou encore ceux qui sont les plus innovants.
Identifier ses fournisseurs clés
Pour identifier les fournisseurs-clés, il est important de réaliser une évaluation régulière de la performance des fournisseurs. Cette évaluation doit être basée sur des critères tels que la qualité, la ponctualité de la livraison, le respect des délais et des coûts, la capacité d’innovation, la flexibilité et la disponibilité. Ensuite, il faut les classer selon leur contribution à l’entreprise et leur importance stratégique.
Pour classer ses fournisseurs, il convient généralement de les répartir en 3 catégories distinctes selon leur importance, ce qui détermine le type de management de la relation à adopter :
- Management stratégique : leur contribution au business de l’entreprise est clé, ils sont peu nombreux et la gestion de la relation est souvent opérée directement par le top management de l’entreprise étant donnée leur importance stratégique
- Management pro-actif : leur contribution au business est relative aux objectifs business, il est intéressant de développer la relation et d’impliquer les fonctions innovation et R&D ou encore Marketing & Ventes
- Management opérationnel : leur contribution est standard, ils sont nombreux et peuvent facilement être remplacés. La relation est gérée par l’acheteur et la supply chain.
Comment établir une stratégie de gestion des relations fournisseur ?
La stratégie de panel fournisseur
La création d’un panel fournisseur permet de rationaliser leur nombre et d’identifier ceux qui sont clés et à développer.
Une segmentation et un classement sont la combinaison optimale de fournisseurs capables et compétitifs dans des contextes différents. Il s’agit d’un outil dynamique et d’un moyen qui permet à l’acheteur de communiquer efficacement auprès des prescripteurs.
Rationaliser par l’approche Pareto
Le Pareto est un outil de gestion, basé sur la loi des 20/80 qui permet d’analyser les liens entre des causes et des effets. Appliqué aux achats, les causes se traduisent par des sources de dépenses (fournisseurs, entités internes, familles de dépenses) et les effets expriment des montants ou un nombre de transactions. Cette approche nécessite toutefois de disposer d’une base de données exhaustive, à jour et exploitable.
L’analyse Pareto doit être utilisée par chaque acheteur lorsqu’il prend en main un portefeuille de dépense ou lorsqu’il met à jour sa stratégie achat (annuellement).
Cette analyse permet d’identifier, et/ou prioriser, les sujets ayant les impacts les plus importants pour l’organisation.
Pilotage et plan de performance
Le plan de progrès fournisseurs est un outil de gestion de projets et de mesure visant à planifier une amélioration continue du fournisseur, produit ou service pour lequel le temps et les efforts de gestion sont censés engendrer un avantage concurrentiel pour l’entreprise. Il est important de présenter cette démarche comme un travail gagnant-gagnant pour tous.
Dans un plan progrès nous définissons les objectifs partagés portant sur les points clés d’amélioration et nous établissons un plan d’action à court, moyen ou long terme intégrant les conditions de la réussite, les contraintes et les acteurs concernés.
Ce Plan de Progrès doit ensuite être utilisé comme cadre de référence pour toutes les revues avec le fournisseur. Il convient de s’assurer qu’on a le bon niveau d’interlocuteurs des deux côtés. Attention à ne pas considérer une revue comme un partenariat : il faut rester exigeant par rapport au niveau des résultats attendus.
Il convient de documenter et mettre en œuvre tous les plans d’actions nécessaires, et à se mettre d’accord sur la validité des données pour éviter les discussions stériles. Dans tous les cas, en tant que client, ce processus doit être piloté par les achats.
Etapes clés d’un plan de pilotage
Les étapes clés du processus de mise en place d’un plan de pilotage en tant que client sont notamment :
- Faire un état des lieux de la situation actuelle à l’aide de KPIs, de questionnaires fournisseurs, d’enquêtes auprès des clients internes, ou d’autres outils
- Imaginer autant que possible la situation idéale (ou souhaitée) future, en réponse aux besoins prévus de l’entreprise
- Mettre en place une équipe commune avec le fournisseur, passer en revue l’état des lieux et faire une analyse d’écart
- Développer un Plan de Progrès, avec des étapes et délais précis, des plans d’actions.
- Assurer le suivi en utilisant les étapes formelles des revues fournisseur, tout en privilégiant les contacts permanents.
L’importance de la formation de vos acheteurs
Etablir un système efficace de suivi de vos fournisseurs ne s’improvise pas. Un acheteur doit suivre une formation afin de disposer de l’ensemble des outils et réflexes nécessaires pour opérer suivi et un pilotage efficace des sociétés sous-traitantes. Un plan de formation continue est utile afin de s’assurer que l’ensemble des acheteurs dispose de compétences à jour, notamment sur les nouveaux enjeux tels que la décarbonation.
En tant qu’organisme de formation certifié Qualiopi, By.O a formé plus de 20 000 acheteurs depuis 20 ans, à travers des académies achats intégrées ou des modules de formation standards délivrés sous forme d’ateliers en présentiel ou en distanciel.